【ビジネススキル】議事録の書き方

社会人1年目、新入社員の仕事でまず任される仕事は何か？
多くの方は議事録作成と答えると思います。

また、勉強のために参加した案件で同様に議事録作成を頼まれた経験のある方も多いと思います。

議事録作成はミーティングに参加して会話の内容を黙々と文字に起こす作業になりがちですが、
基本を押さえて、効率よくこの仕事を完遂しましょう。

この記事で分かること

議事録の目的を押さえる

目的を押さえる

議事録に特出すべき内容ではないですが、
仕事をする上では目的を押さえることがとても重要です。
議事録も同様で打ち合わせや会議体に合わせた
議事録を作成できるように目的を押さえることが大切です。

押さえておきたいポイント

ミーティングの目的＝議事録の要点になります。
議事録作成は受け身になりがちですが、事前にアジェンダを確認しておくこと、
現状を把握できる資料に目を通し、現状を把握しておくことが大切です。

議事録の提出は早ければ早い方がよいです。
理由としては以下です。

議事録は記録として残す文書であり、参加者の備忘録でもあります。
そのため、議事録は打ち合わせが終わったその日には関係者に提出することが理想です。

時間が空いてしまうほど、関係者の記憶も薄れ余計な確認に時間をとることになります。
また、参加者のネクストアクションも早期に意識付けを行うことができます。

大きく分けてまずは社内、社外の2つになります。
社内であれば、打ち合わせのサマリと確定事項、
ネクストアクションが記載されていれば問題ないです。

社外の場合は後述する、提出フォーマットを押さえたうえで必要項目を記載ます。
また、大型PJの場合は議事録を提出する際に上位層の承認などが必要となるので、
提出手続きについても確認が必要となるケースがあります。

提出先が社外となる際は、
提出フォーマットは事前に確認しておくことで手戻りが少なくなります。
小規模な打ち合わせでも顧客から議事録の提出を求められた際は、
必要項目は事前に確認しておくことをおすすめします。

楽して作成する

手を抜くわけではなく、楽して作成することが議事録のポイントです。
私が意識的に行っていることは下記です。
特にミーティングやプロジェクト開始時の初回の提出時の話です。

初回の議事録提出時に意識して欲しいポイント

特に初回の議事録提出時に誤字脱字が散見されると、お客様からの心象はグッと下がります。
これは、後の成果物も厳しい目でチェックをされてしまい、指摘事項が細かくなっていく傾向があります。

最初の提出物(議事録)がしっかりしていれば安心感を与えることができ、
信頼を勝ち取ることができ、後の誤字脱字は多めに見てもらえる傾向が高まります。笑

議事録のよく見かけるパターンとして、以下のような形があります。

〇〇の売り上げが先月と比べて30%低下しているので対策が必要(会社名：氏名)

会話の内容をそのまま記載し、最後に（）書きで会社名と発言者を記載するパターンです。
これはお客様からマストで求められた場合は対応が必要ですが、
要求されていないのにこの書き方が丁寧だと思っている方も多く自らこのテイストで作成する方がいます。

お客様から求められていない限りこれを自ら対応するのは時間の無駄です。
誰が発言したかよりも、大切なのは決定事項とネクストアクションです。

打ち合わせでは話がそれたり本筋とは違う話題が白熱することもあります。
また、参加者間の確認事項をいつまでに誰が行うかが不明瞭になりがちです。

議事録作成者は終始会話を聞いて文字を打つことに専念しがちですが、
以下ポイントで不明瞭な項目は作成者自らが確認できるとベストです。

議事録作成者が打ち合わせの中で抑えるポイント

優先度を議事録に落とし込むことは難しいケースもありますが、
それ以外の4項目は記入必須項目になります。
議事録作成者はこれらの項目で不明点があれば、
可能な限り打ち合わせの中で解決するようにしてください。

社内の不明点であれば打ち合わせを修了後にプロジェクトマネージャーなどに確認すればよいですが、
お客様への不明点であれば、打ち合わせ中に解決することをおススメします。

以上、議事録作成のポイントとコツをお伝えさせていただきました。
議事録は鮮度が命なので、事前の準備を怠らずサクッと対応してしまいましょう。