議事録の書き方の第二弾、作成編です。
準備編では議事録作成前の状況把握や、手戻りを少なく効率的に作成するためのナレッジについて記載しました。
今回の作成編では議事録作成を効率的に行うためのナレッジや、
知りたかったけど意外と教えてもらえない議事録を通して何を身に着けることができるかについて触れていきます。
効率的に作成するために行える手段を確認すること
議事録はテキスト形式のアウトプットですが、現在は一言一句は発言に注意して、ひたすら文字起こしをする必要はありません。
効率的に議事録を作成するための参考資料として、以下を利用することができるか（利用することができるか）をお客様と確認しておくことで作成時間を大幅に短縮することができます。
- 会議の音声録音が可能か
- 会議（リモートMTG）の録画が可能か
これらの対応が可能かはお客様と打ち合わせ実施時に許可を取っておく必要があります。
その際、議事録の精度を向上するためとなぜその対応を行う必要があるのかの目的を伝えることが大切です。
基本的に断るお客様はいないと思いますが、マナーとトラブル防止のために一声許可を貰ってください。
人が見て理解しやすい文章は決まっている
議事録はフォーマットの指定がされるケースでも、可読性の高い議事録には共通項目があります。
この共通項目を意識して議事録作成に取り入れることで、作成時間の短縮とクオリティの向上を実現します。
一文は短く簡潔に
一文が長い文書は読み手側に理解力を求めるので不適切です。
例えば以下を議事録の文書として残すことは不適切です。
“Aさんは当初Bさんの案には納得していなかったが、Cさんの追加説明によりBさんの案に納得した。”
修正をいれるなら以下となります。
“Aさんは当初Bさんの案には納得していなかったが、Cさんの追加説明によりBさんの案に納得した。”
会話の流れをそのまま文書に表現しようとすると一文は長くなりがちです。
しかしながら、それは読み手に対してはノイズとなることが多いです。
ノイズとは、必要のない情報を指します。
友人と会話をする際には、こう言ったことは意識する必要はないのですが、
ビジネスでは必要のない情報は削ぎ落として、読み手には文書を理解してもらう時間を短く(読みやすい文章とし)、次のアクションを行える内容であることがベストです。
会話メモにならないように
新人さんや議事録未経験の方のアウトプットとして多いのがこのケースです。
今日は新サービスのリリーススケジュールについて、集まったみなさんから、懸念事項やそもそものリリース時期の妥当性について意見を聞きたい(A部長)
私の部署ではスケジュールについては異論はありません、しかしながら懸念事項としては〜で、そのため不要な問い合わせ防ぐため、リリースの後ろ倒しについてはこのタイミングで各部からの意見を確認しておきたいです。(B部長さん)
リリースについては反対です。当初よりも〜の外部からの人員調達に時間を要する可能性が高まっています。
そのため、リリースのスケジュールについては人材育成の期間でもバッファを考慮して2ヶ月後ろ倒しを前提として検討をお願いしたいです。(C課長)
上記の例は会話メモの典型的なパターンです。
会話帳のメモが必ずしも悪いことではないのですが、会話の順番通りにメモしているだけです。
議事録で読み手が必要としていること
議事録で読み手が必要としていることを簡潔に漏れなく記載できていることが良い議事録です。
そのためには、以下の点を意識して議事録を作成します。
結論としてはその会議の要点(サマリ)が知りたいということです。
- アジェンダ
- 決定事項
- 確認事項(ToDo)
- 今後の方針
以降でそれぞれの項目について解説していきます。
アジェンダ
アジェンダとは会議で議論されたトピックスになります。
本で言うと目次に該当します。
- 何を会話したかの備忘録
- 当日会議に出席していない人が、自分の関わるタスクに関する議論や話し合いが行われたのかの確認
- マネージャーや案件を管理する側が会議の全体像を掴めるよう共有
この辺りをアジェンダをみて判断できることがベストです。
当たり前かもしれませんが、読み手が求めること、背景を知っているとそうでない場合で議事録のクオリティに差が出ます。
決定事項
その会議で決まった内容を記載します。
決定した項目がない場合は、項目を削除するのではなく、決定事項なしが該当項目なしなどあえて明記することも選択肢の一つに想定をしておくとよいです。
確認事項(ToDo)
会議が行われれば、双方(自社側とお客様)で確認事項が発生します。
その項目を以下の情報と合わせて記載します。
- タスク(確認事項)
- 誰が、いつまでに
- アウトプットは何か
漏れがちなのは、誰がいつまでにの項目です。
タスクだけが記載されているケースでは、そのタスクの担当者の当事者意識が薄れます。
次の打ち合わせで前回の確認事項のこの件ですが、いかがでしょうか？
と確認を行った際、これってこちらの確認事項でしたでしょうか？
〜の部分を御社で確認いただいた後の話だと思ってました。
逆にボールを投げ返えされるケースが発生します。
仮にその流れが正しかったとしても、お互いがお見合いをしている時間が生まれていたことには変わりありません。
そのため、タスクについては大項目のみではなく、実行可能な単位まで分割して記載し、その担当者と対応期限を明記することをおすすめします。
今後の方針
タスクまでしっかり記載されていれば、基本的には問題はないのですが、なぜそのタスクを実行する必要があるのかという、目的を忘れてしまうケースは実際多いものです。
そのため、そのタスクを実行した後にどのような動きをとっていくのかの指針を示す意味での今後の方針を記載することはとても重要です。
作成編はここまでとします。
次は作成編で記載したエッセンスにしたがって実際のイメージに近い形でその例をご紹介します。
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