誰もが一度は作成したことがある打ち合わせの議事録。
議事録の完成度が高い人で仕事ができない人は見たことがありません。
逆に議事録の完成度がイマイチで仕事ができる人も見たことがありません。
議事録の中身だけではなく、そもそもの目的から提出までに求められる力をビジネススキルと合わせて紹介します。
議事録とは
議事の内容・審議経過・議決事項などを記録したもの。会議録。
https://www.weblio.jp/content/%E8%AD%B0%E4%BA%8B%E9%8C%B2
言葉の意味の通りですが、会議の内容や決定事項などを記録したものです。
この”など”と記載があるように、記載内容は会議体や参加者によって臨機応変に対応する必要があります。
議事録作成を依頼されたら
議事録の作成を依頼されたら、まずは以下を確認しましょう。
- 指定されているテンプレートやフォーマットががあるか
- 会議の参加者
- 会議のアジェンダ
- 提出期限と格納先（共有方法）
議事録の作成を依頼する＝基本的にはその会議のメインスピーカーではないことが大半です。
新人の方にOJTを兼ねて議事録を依頼されるケースや、スポットでヘルプとして依頼されることもあります。
こちらの項目を記載している理由は、案件のバックグラウンドを最低限把握し、当日のMTGで議事録を作成するためのポイントを押さえるためです。
指定されているフォーマットへの転記や、格納先のシステム権限がなくて提出期限に遅れてしまったなど、初歩的な時間のロスを防ぐことができます。
１．指定されているテンプレートやフォーマットががあるか
プロジェクト化されている案件であれば、議事録のフォーマットは定まっているケースが多いです。
それ以外の単発などの案件では、依頼元である上司や先輩から議事録作成をふわっと依頼されます。
どちらのケースにせよ、議事録のフォーマットを確認することは重要です。
フォーマットが指定されている場合は、予めフォーマットを確認し当日の打ち合わせ中にフォーマットに落とし込む形で議事録を作成していきます。
フォーマットがない場合は、記載内容のイメージを依頼者と合意しておきます。
２．会議の参加者
会議の参加者は押さえておく必要があります。
オンラインのMTGであれば、参加者から確認が可能です。
オフラインの訪問の場合は、名刺交換を行えるのであれば顔と名前を一致させる必要があります。
スポットで対応を依頼された場合は、名刺交換が行われないこともあるので事前に依頼元に参加者を確認することをおススメします。
３．会議のアジェンダ
会議のアジェンダを確認することは必須です。
理由としては、事前にその会議で話す内容を確認していれば、議事録になにを記載すべきかの検討をつけることができるからです。
アジェンダがない場合は、これまでのMTG資料に目を通して状況を把握し、当日の打ち合わせの進行イメージを頭に描いておくことでスムーズに打ち合わせに参加することが可能です。
特に意識するのはフォーマット
議事録を要求するお客様の理由は非常に明快で、議事録を必要としているからです。
なぜ、必要としているのか？
この理由を押さえることで、お客様の要望を満たす議事録を作成することが可能となります。
ケース①：社内の関係者へ展開と承認を必要としているため
このケースでは議事録のフォーマットも固定され、ですます調など語尾の表現まで指定されることも多いです。
そのため、フォーマットが指定されている場合は、そのフォーマットに沿って内容を記載するだけではんく、語尾の表現にも注意を向ける必要があります。
また、暗黙知も多く存在しているケースも多く、そこの中身は箇条書きで指定がされていたり、フォーマット＋それに沿って作成されている議事録に目を通しておく必要があります。
ケース②：プロジェクトとしての成果物のため
議事録はプロジェクトの成果物として指令されることも多いドキュメントになります。
プロジェクトの目的は議事録を作成することではなく、サービスの導入などがメインとなるので、議事録はプロジェクト関係者が内容を見て、視認性が高く、ToDoや次のアクションをわかりやすく記載することが大切です。
ここまでが、議事録の書き方の事前準備編です。
議事録作成はもっとも依頼されやすい仕事ナンバーワンではないかと思いますが、依頼する側が議事録を作成することが苦手なケースも多いです。
そのため、基本が身につかずにダラダラと作成に時間を取られてしまうことも多いかと思います。
次は作成編です。
作成までしばらくお待ちください。
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